Como consecuencia de una charla dada en Tea-Cegos me surgió una reflexión ya antigua, pero que no está de más desempolvar de vez en cuando: el uso de herramientas que optimicen la gestión de Recursos Humanos -en este caso de formación-, y que al mismo tiempo nos permitan enfocarnos en lo que realmente es importante para nuestra área.

Los bits, las personas y la estrategia

Como consecuencia de una charla dada en Tea-Cegos me surgió una reflexión ya antigua, pero que no está de más desempolvar de vez en cuando: el uso de herramientas que optimicen la gestión de Recursos Humanos -en este caso de formación-, y que al mismo tiempo nos permitan enfocarnos en lo que realmente es importante para nuestra área.

Esta mañana he vuelto a mis orígenes. Durante casi diez años tuve la suerte de estar trabajando en consultoría de sistemas de Recursos Humanos. Más concretamente, en la de implantación de herramientas informáticas para la gestión del Capital Humano. Aunque ahora me encuentro embarcado de pleno en el desarrollo de personas, no puedo dejar de acordarme con mucho cariño de aquellos tiempos en los que mi vocabulario diario era bases de datos, procesos, arquitectura, aplicativos…

Nostalgias a parte, ayer tuve la suerte de asistir a la presentación de la herramienta BPO de Tea Cegos por mi compañero y director de la División de BPO Jesús Álvarez, para la gestión de procesos de formación. Lo cierto es que más allá de alguna frase afortunada –“los procesos son como las recetas, en papel quedan muy bien, pero en la práctica a veces te quedan dulces o salados”- y de una muy buena introducción sobre como afrontar un proyecto de externalización, la práctica totalidad de la sesión consistió en una explicación de la funcionalidad de la aplicación, y esto me ha generado varias reflexiones, alguna de las cuales me gustaría compartir.

Vivimos en la sociedad de la información, hoy en día parece imposible que cualquier responsable del área de Capital Humano pueda trabajar sin tener una aplicación para la gestión de todos los datos que genera una organización. Y digo que me parece imposible, porque el mero hecho de que haya un responsable de Recursos Humanos ya indica que es una organización lo suficientemente grande, o compleja, como para tener que manejar un número muy importante de información.

Datos: ceros y unos, bites, estructuras de bases de datos… todo esto parece estar muy lejos de los temas que nos mueve a los que nos gusta trabajar con personas. Desarrollo de personas contra números, espíritu contra materia, rigidez contra flexibilidad. ¿Exagerado? Puede que si, pero mi larga experiencia en proyectos de este tipo me han hecho ver tantos entusiastas de la tecnología, como detractores de la misma.

Esto se plasmaba en que las áreas de Recursos Humanos tradicionalmente eran reticentes a la utilización de este tipo de herramientas, a fin de cuentas parece cierto que una máquina jamás va a poder registrar toda la riqueza del espíritu humano. Podría contar jugosas anécdotas de hace no tantos años sobre empresas importantes, de gran calado y proyección internacional que no tenían sistemas de gestión y necesitaban llamar por teléfono a todas sus sucursales ¡Para saber cuanta gente trabajaba a nivel nacional! ¡Y esto les venía a llevar cerca de una jornada completa!

La inexistencia de sistemas que nos permitan gestionar todos los datos de personas hace pagar un precio muy grande a cualquier organización. El peaje de la gestión manual de los datos, la burocracia en papel –o en hojas Excel- que hace generar incertidumbre e inseguridad: datos que se mueven, datos que se modifican en hojas Excel como por arte de magia, datos que no tienen estructura, datos que se pierden, informes que tenemos que construir cada vez desde cero… Inseguridad y falta de coherencia en la información y procesos repetidos hasta la saciedad sin poder ser consolidados.

Soy consciente de que este paisaje parece apocalíptico, pero es parte de la cantinela que escuchaba con frecuencia en tiempos, y por eso es esencial que cualquier área de Recursos Humanos se pregunte si necesita una herramienta. El objetivo final no es baladí, y no es tanto eliminar burocracia y hacer vivir a los técnicos mejor, como ganar tiempo para  que las áreas de formación y desarrollo puedan “Poner primero lo primero”® -utilizando las palabras de Stephen Covey-, desbrozando todo lo superfluo y permitiendo poner el foco en ese concepto de Grandeza que busca FranklinCovey.

En este sentido un dato que nos ilustra este punto: el equipo que gestiona la bonificación a la Fundación Tripartita ha estimado que la aplicación le permite economizar hasta un 70% del tiempo que empleaban antes en estas gestiones.

¡Un 70%! ¡De cada día laborable 5´6 horas! Obviamente en un área de formación existen muchas más tareas que la gestión de las bonificaciones y esto no es la solución a todos los  males, pero ¿Te imaginas poder disponer de 5 horas más al mes para trabajar sobre los objetivos estratégicos de tu área de formación?

Javier Urbano Fernánder, Consultor Senior en Tea Cegos