Cada vez más en las organizaciones debido a la ubicación de los diferentes centros de trabajo (a nivel nacional e incluso internacional), la gestión por proyectos, la identificación de responsabilidades corporativas, transversales,… hace que se combine de forma necesaria un management jerárquico y/ o funcional, en el que cada vez hay más figuras con responsabilidad de gestión de equipos indirectos y además deslocalizados o localizados en puntos muy diversos del mapa. Si a eso le sumamos la combinación de diferentes husos horarios, ser responsable de un equipo remoto puede ser todo un reto.

«Un equipo remoto es un grupo de colaboradores geográfica u organizacionalmente dispersos que son reunidos utilizando una combinación de telecomunicaciones y tecnologías de la comunicación que les permiten ejecutar con éxito una tarea organizacional.»

Bell y Kozlowski (2002)

«Un equipo virtual – tanto si están al otro lado de la calle, como al otro lado del mundo – es un equipo cuyos miembros trabajan simultáneamente para la consecución de un propósito común mientras se encuentran físicamente separados.»

 Yael Zofi

¿Dónde están las claves para la gestión de estos equipos?

Algunas de ellas podrían ser:

– La definición de los retos y procesos
– La información y comunicación
– La cooperación
– La motivación

Para eso hemos de tener en cuenta todas las herramientas a nuestra disposición tanto síncronas como asíncronas, además de aprovechar al máximo las nuevas tecnologías pues estamos en la era de la digitalización.

Hoy en día es bueno conocer todo lo que las nuevas tecnologías nos permiten. No tenemos que estar física y virtualmente en el mismo tiempo y espacio. A veces sí y a veces no. Por este motivo es fundamental lo primero clarificar los objetivos, qué es lo que esperamos del equipo y dotarles también de la autonomía necesaria para lograrlos (no podemos ni supervisar constantemente ni estar preguntando a cada hora). Definiremos también los procesos o métodos de trabajo por tanto.

A nivel de comunicación es fundamental cuadrar expectativas, clarificar los roles y definir las reglas de funcionamiento para que podamos asegurar una buena comunicación no sólo en el día a día sino también en los momentos difíciles. Habrá que facilitar que la información fluya, a todos los niveles, por lo que procuraremos facilitar los medios para que así sea posible.

En cuanto a la cooperación, hay sistemas que tenemos dentro de la propia organización que nos pueden servir de ayuda: la intranet, los foros, yammer, blogs, webex, Skype… a cada opción podemos dar un uso en función del nivel de cooperación / participación que esperemos.

¿Y motivar? Si ya cuesta con un equipo presencial ¿cómo lo vamos a hacer en un equipo remoto? ¿cómo vamos a dar feedback, evaluar, compartir buenas prácticas, reconocer, …? Esto es importantísimo, porque seguramente tendremos que aplicar un esfuerzo ligeramente superior en este apartado. ¿Acaso queremos que piensen que no nos preocupamos por ell@s?
Es importante que estemos atentos, preguntemos y propongamos buenas prácticas que además sirvan de automotivación al equipo.

¿Y vosotr@s? ¿cómo os planteais la gerencia de un equipo remoto? Aquí tenéis unos cuantos consejos que os pueden servir de Brújula del Manager de Equipos Remotos.

Rut Roncal
Gerente Cegos