Para un dirigente competente, el tiempo es un recurso raro, el más raro, el único que está incuestionablemente limitado. Existen medios para aumentar los recursos financieros de la empresa, su tecnología, o las competencias de su equipo humano. El tiempo del dirigente está limitado. Si sobrepasa unos límites razonables, se arriesga a incurrir en el surmenaje. Es, pues, absolutamente indispensable, que el dirigente controle su tiempo, para economizarlo, evitar la dispersión ala zar de las solicitaciones, para asegurar que se focalice en las tareas más útiles, aquéllas que sólo el propio dirigente debe asumir.

Recurso raro, recurso clave, el tiempo del dirigente competente debe ser objeto de una gestión estratégica que descanse sobre un concepto simple: la distinción entre el tiempo consumido en actividades de rutina (en las que el dirigente es una pieza que padece las limitaciones presentes) y el tiempo discrecional que el dirigente invierte selectivamente con vistas al progreso futuro.

La eficacia exige que el dirigente se reserve una dosis suficiente de tiempo discrecional. El primer objetivo para el dominio del tiempo es, pues, limitar el solapamiento de las innumerables tareas corrientes que implican la animación, la coordinación y el control de la empresa, de sus hombres y colaboradores. Esto es posible mediante la racionalización de las tareas, pero, sobre todo a través de la delegación: que es difícil, pero que es también el verdadero test del dirigente.

Cuando ya se haya liberado tiempo discrecional (20%, 30%, 40% del tiempo total según los casos), el segundo objetivo será aportar una visión del futuro y del entorno que permita invertir ese tiempo con sagacidad, en acciones portadoras de progreso para el futuro:

• Progreso de la empresa: relaciones creadas y mantenidas con los mercados crecientes, las nuevas tecnologías, las personalidades del momento, los colaboradores nacionales o internacionales que presenten un interés estratégico, etc.
• Progreso del dirigente: perfeccionamiento en el “management”, en la informática, en la comunicación, en las nuevas finanzas…; y, al margen de la profesión, en prácticas culturales o deportivas, actividades de contacto con otros segmentos de la sociedad, para ayudar a una mejor precepción del entorno y enriquecer la creatividad de las soluciones.

Por alguna suerte de paradoja, el dirigente eficaz organiza su tiempo con un espíritu de economía metódica, pero sin caer en la rigidez tecnocrática: porque la empresa no es solamente una máquina sino una aventura en un medio incierto; para conducirla es necesario un margen de disponibilidad y de flexibilidad.

• Disponibilidad para escuchar a interlocutores internos y externos, con el fin de obtener de ellos una información más rica, de culminar las negociaciones constructivas y reforzar la motivación.
• Flexibilidad para hacer frente a los imprevistos que (salvo en los manuales de “management”) están siempre presentes: imprevistos negativos que ponen en causa una actividad; imprevistos positivos materializados en forma de oportunidades. En los dos casos es necesario actuar deprisa. Es cada vez más cierto en el contexto moderno, caracterizado por el signo del cambio y de la urgencia.

Apoyándose siempre en métodos y herramientas, el dominio del tiempo se convierte en alguna suerte de arte. Pero hay más.

Dominar el tiempo, no se consigue desplazando simplemente las tareas de un sitio a otro, siguiendo un método bien concebido: es necesario también aportar el valor de hacer elecciones dolorosas. Porque elegir es renunciar a la tarea, por ejemplo, que a uno le gusta, a la rutina, o al hobby apasionante siendo imposible hacerlo todo al mismo tiempo; es necesario ser capaz de tallar en vivo, con la habilidad del cirujano; y eso no se hace sin valor.

En lugar de seguir su tendencia espontánea, de buscar la autocomplacencia, es necesario buscar otro camino. No por una información externa, porque entonces se hará mal, sin eficacia. Es necesaria la adhesión íntima de otras reglas del juego: que el dominio del tiempo llegue a ser un desafío estimulante, en el que se experimenta algo parecido al placer del deporte. Es, en suma, un cambio del sistema de valores que sólo se realizará con un planteamiento alto y claro, implicando al conjunto de la personalidad.

El dirigente, no movilizará plenamente la energía necesaria para el dominio de su tiempo si su proyecto no tiene en cuenta la coherencia entre su tiempo profesional (del que hemos hablado hasta aquí) y su tiempo de vida personal, es decir: familia, amigos, cultura, diversiones, vida asociativa, hobbies, etc. Porque todo debe caber en las 24 horas del día. Son sobradamente conocidos ejemplos de vidas profesionales de éxito y fracasos en la vida privada con un triste final; o de vida personal muy activa, pero incompatible con el camino profesional elegido.

Finalmente, para liberar la energía y el valor que exige el dominio del tiempo, el dirigente debe clarificar su proyecto profesional y personal a largo plazo. Se trata de un ejercicio de reflexión largo y difícil. Comience por hacer una lista de todos sus objetivos a largo plazo. Después, resuma la lista limitándola a 10. A continuación jerarquice sus prioridades. Después despeje las incompatibilidades y obligaciones. Y, en función de los objetivos prioritarios para usted, modifique la lista hasta que refleje un proyecto coherente.

Con este marco de referencia, usted estará preparado para abordar la elección de acciones concretas que le permitirán progresar en el dominio de su tiempo y en su eficacia como dirigente.